Proceso de Contabilidad
1. Objetivo
Enseñar cómo se lleva la contabilidad formal de una empresa salvadoreña — del catálogo de cuentas a los estados financieros — y estandarizar su ejecución en HazConta mediante procedimientos operativos (POE).
Cada procedimiento tiene dos partes: primero la guía — por qué existe el proceso, qué exige la ley y cómo lo trabaja un buen contador — y después la ejecución en HazConta. Si estás aprendiendo, lee la guía completa; si solo necesitas recordar un paso, ve directo a la ejecución.
2. El ciclo contable en HazConta
CONFIGURAR REGISTRAR MAYORIZAR REPORTAR CERRAR
catálogo de → partidas contables → acumular saldos → balances y → periodo mensual
cuentas y (manuales, importadas, por cuenta y mes estados y cierre anual
vinculaciones automáticas) financieros
Las tres reglas de oro del sistema
- El cuadre define el estado, no el guardado. Puedes guardar una partida descuadrada — pero queda en estado Preliminar. Cuando cargos = abonos, pasa sola a Activa. La partida descuadrada no es un error del sistema: es trabajo a medio terminar, visible y señalado.
- Solo las partidas Activas existen para la contabilidad. La mayorización, los reportes y las conciliaciones ignoran las Preliminares. Un balance "incompleto" casi siempre significa partidas preliminares olvidadas.
- El periodo cerrado es un candado por tipo de partida y mes. Bloquea crear, editar y borrar (la única excepción es la deducibilidad de renta, que es un metadato fiscal editable siempre).
3. Alcance
- Catálogo de cuentas: estructura, naturalezas, importación (incluida la asistida con IA)
- Registro de partidas: manuales, importadas por Excel y automáticas (cortes de caja, libros de IVA)
- Respaldos documentales por línea y deducibilidad de renta (Art. 29-A LISR)
- Mayorización de saldos y su monitoreo
- Reportes financieros: balances, estados, libros legales, auxiliares
- Cierre mensual por periodo y cierre anual (cierre, liquidación, partida inicial)
- Conciliación IVA-contabilidad, compensaciones y papelera
4. Definiciones y terminología
| Término | Definición |
|---|---|
| Catálogo de cuentas | La estructura jerárquica de cuentas de la empresa (hasta 9 niveles): Rubro → General → Mayor → Detalle |
| Cuenta de Detalle | La única agrupación imputable: solo en ellas se registran movimientos |
| Naturaleza | Deudor (Activo, Deudoras, Cierre...) o Acreedor (Pasivo, Capital, Acreedoras): define si el saldo crece con cargos o abonos |
| Partida (asiento) | Registro de una operación con líneas al debe (cargo) y al haber (abono); tipos: Ingresos, Egresos, Cheques, Diarios |
| Correlativo | Número consecutivo de la partida, por empresa + tipo + año |
| Preliminar / Activa / Cerrada | Estados de la partida: borrador descuadrado o en revisión / cuadrada y contabilizada / bloqueada |
| Mayorización | Proceso que acumula los movimientos de las partidas Activas en saldos por cuenta y mes |
| Periodo contable | Candado mensual por tipo de partida (abierto/cerrado) |
| Autopartidas | Partidas generadas automáticamente desde cortes de caja o libros de IVA |
| Deducibilidad de renta | Marca por línea de gasto/costo: deducible o no (con causal del Art. 29-A LISR) |
5. Roles y responsabilidades
| Rol | Responsabilidades | Autoridad |
|---|---|---|
| Auxiliar contable | Registrar partidas, adjuntar respaldos, importar lotes | Crear y modificar partidas en periodos abiertos |
| Contador | Revisar y activar partidas, mayorizar, generar reportes, cerrar periodos, clasificar deducibilidad | Cerrar periodos, generar cierres anuales |
| Contador general / Supervisor | Aprobar estados financieros, autorizar reaperturas de periodo | Abrir periodos cerrados |
| Administrador | Catálogo de cuentas, configuración de autopartidas, firmas, permisos | Configuración del módulo |
6. Mapa de procedimientos
| Código | Procedimiento | Responsable | Frecuencia |
|---|---|---|---|
| POE-CT-001 | Configuración y Catálogo de Cuentas | Administrador / Contador | Al inicio y ante cambios |
| POE-CT-002 | Registro de Partidas Contables | Auxiliar / Contador | Diaria |
| POE-CT-003 | Importación de Partidas por Excel | Contador | Por migración o lote |
| POE-CT-004 | Partidas Automáticas | Contador | Mensual |
| POE-CT-005 | Mayorización | Contador | Al cierre y tras cambios masivos |
| POE-CT-006 | Deducibilidad de Renta en las Partidas | Contador | Al registrar + pre-declaración |
| POE-CT-007 | Reportes Financieros | Contador | Mensual |
| POE-CT-008 | Cierre Mensual y Anual | Contador / Supervisor | Mensual / Anual |
| POE-CT-009 | Conciliación IVA–Contabilidad (en preparación) | Contador | Mensual |
| POE-CT-010 | Compensaciones y Papelera | Contador | A demanda |
| Permisos | Gestión de Permisos | Administrador | Al inicio o ante cambios |
7. Documentos y registros generados
| Registro | Generado por | Retención |
|---|---|---|
| Partidas contables con sus respaldos | POE-CT-002/003/004 | 10 años (Art. 147 Código Tributario) |
| Catálogo de cuentas | POE-CT-001 | Vigencia de la empresa |
| Saldos mayorizados | POE-CT-005 | 10 años |
| Estados financieros y libros legales | POE-CT-006 | 10 años (Art. 435+ Código de Comercio) |
| Partidas de cierre, liquidación e inicial | POE-CT-007 | 10 años |
El Código de Comercio (Art. 435 y siguientes) obliga a llevar contabilidad formal con contador autorizado a partir de los umbrales de activo que fija la ley, y el Código Tributario (Art. 139) exige que la contabilidad sea fiel reflejo de las operaciones, con documentación de soporte. Los estados financieros se preparan conforme a NIIF para las PYMES. Una contabilidad atrasada o sin respaldos no es solo desorden: es una infracción sancionable y la puerta a reparos fiscales.
8. Indicadores de desempeño
| Indicador | Fórmula | Meta | Frecuencia |
|---|---|---|---|
| Partidas preliminares al cierre | Preliminares vivas al cerrar el mes | 0 | Mensual |
| Días de atraso contable | Fecha actual − última partida registrada | ≤ 7 días | Semanal |
| Líneas de gasto sin respaldo | Detalles de gasto sin PDF adjunto ni DTE vinculado | Tendencia a 0 | Mensual |
| Cierre mensual puntual | Meses cerrados dentro de los 10 días siguientes / 12 | 100% | Mensual |
El módulo incluye un Dashboard (KPIs de ingresos, gastos, utilidad y margen con comparativo interanual, diagrama de flujos y navegación por cuenta) que se alimenta de las partidas Activas — otra razón para no dejar preliminares olvidadas.