POE-CT-001: Configuración y Catálogo de Cuentas
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Código | POE-CT-001 |
| Responsable | Administrador / Contador |
| Frecuencia | Al incorporar la empresa; mantenimiento ante cambios |
| Entradas | Catálogo de cuentas de la empresa (o el legalizado ante su contador) |
| Salidas | Catálogo estructurado y cuentas vinculadas a bancos, clientes e ingresos |
Objetivo
Construir el catálogo de cuentas de la empresa — la columna vertebral de toda la contabilidad — y dejar configuradas las vinculaciones que usan las partidas automáticas y los demás módulos.
¿Por qué importa este proceso?
Todo asiento contable termina en una cuenta del catálogo. Si el catálogo está mal estructurado — jerarquía rota, naturalezas invertidas, cuentas de resumen usadas como imputables — todos los reportes que se construyen encima (balances, estados de resultados, libro mayor) heredan el defecto, y corregirlo después con miles de movimientos encima es cirugía mayor.
Las reglas estructurales que el sistema hace cumplir:
- Jerarquía de hasta 9 niveles: cada cuenta "depende" de un padre y su nivel es el del padre + 1
- Cuatro agrupaciones: Rubro (nivel 1) → General → Mayor → Detalle. Solo las cuentas de Detalle son imputables — las demás son totales
- Un rubro por tipo: Activo, Pasivo, Capital, Deudoras (resultados), Acreedoras (resultados), Cierre, Liquidación y cuentas de Orden
- La naturaleza se hereda: las hijas toman el tipo del padre; Activo/Deudoras/Cierre son de naturaleza Deudor, Pasivo/Capital/Acreedoras de naturaleza Acreedor
Una cuenta con naturaleza equivocada invierte los signos de su saldo en todos los reportes. Una cuenta de resumen usada como imputable duplica montos al totalizar. El sistema bloquea lo peor (no deja eliminar cuentas con movimientos o con hijas, ni cambiar la agrupación de una cuenta de Detalle con movimientos), pero el diseño inicial es tuyo — y de él depende todo lo demás.
Cómo lo trabaja un buen contador
- Parte del catálogo legalizado. El catálogo del sistema debe reflejar el que la empresa tiene aprobado; no improvises la estructura al digitar.
- Usa la importación asistida para carteras nuevas. Con solo dos columnas (CUENTA y NOMBRE), el sistema deriva jerarquía, niveles y agrupaciones, y la IA clasifica el tipo de los rubros — revisas el resultado antes de importar.
- Imputa siempre en Detalle. Si necesitas más granularidad, crea subcuentas — no conviertas una cuenta Mayor en imputable.
- Audita después de cambios grandes: la herramienta de auditoría verifica la consistencia jerárquica; "Corregir niveles" repara los desfases.
- Configura las vinculaciones de una vez: cuentas de bancos, de clientes (CxC) y de tipos de ingreso alimentan las autopartidas (POE-CT-004) — sin ellas, la automatización se detiene a pedirte cuentas.
Errores comunes:
| Error | Consecuencia | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Registrar movimientos en cuentas de resumen | Totales duplicados en reportes | Solo Detalle es imputable — el buscador del sistema ya lo impone |
| Crear cuentas sueltas sin respetar el código del padre | Jerarquía rota, niveles inconsistentes | El código de la hija extiende el del padre; auditar tras importar |
| Duplicar cuentas con nombres distintos | Saldos partidos | Buscar antes de crear |
| Importar el catálogo sin revisar el preview de la IA | Tipos de rubro mal clasificados | La importación asistida siempre muestra el análisis antes de persistir |
Prerrequisitos
- Permisos del catálogo: Ver/Crear/Modificar/Eliminar cuenta contable, Importar catalogo de cuentas (Gestión de Permisos)
- Catálogo de la empresa a la mano (Excel o PDF del legalizado)
Ejecución en HazConta
Paso 1: Acceder a la configuración contable
- En el menú lateral, entra a Contabilidad → Configuraciónes
La pantalla tiene pestañas de Catálogo (Administrar, Importar, Auditoría, Actualizar, Movimientos), Partidas (autopartidas y correlativos), Gastos DTEs, Importaciones y Firmas.
Paso 2: Crear cuentas manualmente
- En Catálogo → Administrar, haz clic en crear cuenta
- Para un rubro (nivel 1): elige el tipo (Activo, Pasivo, Capital...) — solo puede existir un rubro por tipo
- Para una cuenta hija: selecciona la cuenta de la que depende; el sistema hereda el tipo, asigna nivel = padre + 1 y deriva la naturaleza
- Define la agrupación (General, Mayor o Detalle) según la posición en la jerarquía
No se puede eliminar una cuenta con movimientos o con cuentas hijas (el sistema lista las dependencias), ni cambiar la agrupación de una cuenta de Detalle que ya tiene movimientos, ni duplicar códigos.
Paso 3: Importar el catálogo — asistido con IA (recomendado)
- En Catálogo → Importar → sub-pestaña Asistida con IA
- Descarga el formato simple (solo columnas CUENTA y NOMBRE) y complétalo con tu catálogo
- Súbelo y pulsa Analizar con IA: el sistema deriva la jerarquía por el código (el padre es el código truncado), calcula nivel y agrupación, y la IA clasifica el tipo de cada rubro
- Revisa el preview (filtros por agrupación, tipo y estado; marca las cuentas que ya existen) y corrige lo necesario
- Haz clic en Importar — la operación es todo-o-nada y queda registrada como lote reversible
Si ya tienes el catálogo estructurado (7 columnas: cuenta, nombre, saldo, depende, nivel, agrupación, tipo), usa la sub-pestaña Formato completo — misma reversibilidad, sin IA. La pestaña Actualizar permite modificar cuentas en masa por identificador.
Paso 4: Auditar y reparar
- Pestaña Auditoría: ejecuta los chequeos de consistencia (jerarquía, niveles, agrupaciones, padres válidos)
- Si hay desfases de nivel, usa Corregir niveles (repara nivel = nivel del padre + 1 en cascada)
Paso 5: Vinculaciones que alimentan la automatización
En Configuraciónes → pestaña Partidas → Autopartidas, y en las secciones de la misma pantalla:
| Vinculación | Qué habilita |
|---|---|
| Cuentas de bancos | Las remesas de autopartidas y los módulos de bancos abonan/cargan la cuenta correcta |
| Cuentas de clientes (CxC, consignación, ingresos diferidos) | Ventas al crédito y abonos de cortes de caja |
| Cuentas de tipos de ingreso | Ingresos de cortes por rubro |
| Rubros y documentos (conceptos por centro de costos) | El corazón de las autopartidas: efectivo, tarjeta, sobrante/faltante, gravados por documento, débito fiscal, IVA retenido/percibido |
| Gastos DTEs | Cuenta por ítem de gasto extraído de los DTEs |
Paso 6: Firmas y etiquetas
- Firmas de reportería: nombres y cargos que aparecen al pie de los estados financieros (orden único, activables)
- Firmas de partidas: Realizado / Revisado / Autorizado en el comprobante de cada partida
- Etiquetas: agrupaciones transversales de cuentas para presentar estados financieros por etiqueta (asignables a mano, por Excel o con IA)
Registros generados
| Registro | Descripción |
|---|---|
| Catálogo de cuentas jerárquico | Hasta 9 niveles, con naturaleza y agrupación por cuenta |
| Lotes de importación reversibles | Importaciones deshacibles mientras las cuentas no tengan movimientos |
| Vinculaciones de automatización | Cuentas por banco, cliente, ingreso y concepto de autopartida |
Reglas importantes
- Solo cuentas de Detalle reciben movimientos — todo lo demás es estructura.
- La naturaleza y el tipo se heredan del padre — el diseño correcto empieza en los rubros.
- Importar con preview: la IA propone, el contador dispone.
- Las vinculaciones son la gasolina de las autopartidas — configúralas antes de automatizar.