POE-CT-002: Registro de Partidas Contables

Campo	Detalle
Código	POE-CT-002
Responsable	Auxiliar contable / Contador
Frecuencia	Diaria
Entradas	Documentos de las operaciones: facturas, vouchers, contratos, planillas
Salidas	Partidas cuadradas (Activas) con respaldo documental y deducibilidad clasificada

Objetivo

Registrar cada operación de la empresa como una partida de doble entrada — cargos y abonos que cuadran — con su documentación de soporte adjunta y su tratamiento de renta definido línea por línea.

¿Por qué importa este proceso?

La partida es la unidad mínima de la contabilidad formal: el Art. 139 del Código Tributario exige que la contabilidad refleje fielmente las operaciones con documentación de soporte, y la partida es donde ambas cosas se encuentran — el asiento y su respaldo. Todo lo que el sistema reporta (balances, estados, libro mayor) es la suma de partidas.

Las reglas del sistema que debes dominar:

1. Cuatro tipos de partida: Ingresos, Egresos, Cheques y Diarios — cada tipo lleva su propio correlativo por año, y el cierre de periodo es por tipo.
2. El estado lo decide el cuadre: al guardar, si cargos = abonos la partida queda Activa (contabilizada); si no, queda Preliminar (borrador visible que NO mayoriza ni aparece en reportes). Editar una Activa y descuadrarla la degrada a Preliminar.
3. El respaldo viaja con la línea: cada detalle puede llevar PDFs adjuntos (almacenados de forma segura, con descarga por enlace temporal) y/o el vínculo al documento del libro de compras — el DTE cuenta como respaldo.
4. La deducibilidad se decide al registrar: cada línea de gasto/costo se marca deducible o no, con las causales del Art. 29-A de la Ley de ISR — información que alimenta el reporte de gastos no deducibles y la declaración de renta.

Consecuencia de incumplir

Una partida sin respaldo es un gasto indefendible: en fiscalización, la DGII objeta la deducción (Art. 206 CT: la deducibilidad exige documentación idónea). Y una montaña de preliminares olvidadas es un estado financiero incompleto que nadie notará hasta que los números no den.

Cómo lo trabaja un buen contador

• Registra con el documento enfrente y adjúntalo de una vez. Subir el PDF al crear la línea toma segundos; reconstruir el soporte meses después, horas.
• Cuadra antes de salir de la partida. La diferencia se muestra en vivo; una partida que se queda Preliminar debe ser una decisión ("me falta información"), no un descuido.
• Clasifica la renta al registrar. El checkbox "Deducible de renta" y sus causales están en el mismo formulario — úsalo cuando el gasto es personal, sin documentación o cae en el Art. 29-A.
• Vincula la compra cuando exista. El campo "Documento de compra" ata la línea al libro de compras: el DTE queda como respaldo y la conciliación IVA-contabilidad sale sola.
• Barrido de preliminares cada semana: filtra por estado Preliminar y decide — completar, activar o eliminar.

Errores comunes:

Error	Consecuencia	Cómo evitarlo
Dejar partidas Preliminares y mayorizar	Reportes incompletos sin aviso	Barrido semanal por estado; 0 preliminares al cierre
Registrar sin adjuntar el soporte	Gasto objetable en fiscalización	Adjuntar el PDF o vincular el DTE al crear la línea
Usar el tipo de partida equivocado	Correlativos desordenados y cierres por tipo confusos	Ingresos/Egresos/Cheques/Diarios según la naturaleza real
Editar una partida conciliada con bancos	El sistema rompe la conciliación de esa línea	Verificar antes de editar; re-conciliar después
Cambiar la fecha a otro mes	No permitido: la fecha solo se mueve dentro del mismo mes	Usar el traslado de periodo o eliminar y recrear

Prerrequisitos

• Catálogo con cuentas de Detalle (POE-CT-001)
• Permisos Crear/Modificar partidas y Crear/Modificar detalle de partida (Gestión de Permisos)
• Periodo contable del mes y tipo abierto

Ejecución en HazConta

Paso 1: Acceder a las partidas del periodo

1. En el menú lateral, entra a Contabilidad → Partidas Contables y selecciona mes y año

2. Las pestañas separan los tipos: INGRESOS / EGRESOS / CHEQUES / DIARIOS, más IMPORTAR PARTIDA, ESTADOS, AUXILIAR y MAYORIZAR
3. Cada listado permite filtrar por estado (Todas / Activas / Preliminares / Cerradas), descargar PDF (con o sin adjuntos) o Excel, y abrir las Opciones avanzadas (combinar, cambiar estado/tipo en lote, trasladar)

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Paso 2: Crear la partida (cabecera)

1. Haz clic en Crear Partida

Campo	Tipo	Descripción
Fecha (ALT+F)	Fecha	Dentro del mes del periodo seleccionado
Tipo de partida (ALT+T)	Selector	Ingresos, Egresos, Cheques o Diarios — define el correlativo
Concepto (ALT+D)	Texto	Descripción de la operación (obligatorio)
Estado	Selector	Preliminar o Activa (el cuadre manda al final)
Observación (ALT+O)	Texto	Nota opcional (≤250 caracteres)

2. El correlativo se asigna automáticamente (consecutivo por tipo y año). Guarda para pasar a los detalles

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Paso 3: Registrar los detalles (debe y haber)

1. En la pantalla de la partida, agrega líneas en la grilla:

Campo	Tipo	Descripción
Cuenta contable (ALT+C)	Selector con búsqueda	Solo cuentas de Detalle aparecen habilitadas
Concepto (ALT+G)	Texto	Descripción de la línea
Cargo (ALT+B) / Abono (ALT+N)	Numérico	El debe y el haber — uno u otro por línea
Documento de compra	Selector con búsqueda	Opcional: vincula la línea a un documento del libro de compras
Deducible de renta	Checkbox	Marcado por defecto; al desmarcarlo se habilitan causales
Causales de no deducibilidad	Selector múltiple	Catálogo del Art. 29-A LISR / Art. 28 inc. 3 (opcional)
Descripción de la no deducibilidad	Texto	Justificación libre (opcional)

2. Los totales (Cargos, Abonos, Diferencia) se actualizan en vivo — "deben coincidir para guardar" es la meta: al cuadrar, la partida pasa a Activa

La deducibilidad no se cierra

A diferencia de todo lo demás, la marca de deducibilidad y sus causales se pueden editar aun con el periodo cerrado — es un metadato fiscal, no un cambio del asiento. Todo lo demás queda bloqueado por el candado del periodo. El procedimiento completo — criterios del Art. 29-A, la pasada fina pre-declaración y el reporte de gastos no deducibles — está en el POE-CT-006.

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Paso 4: Adjuntar los respaldos

1. En la línea del detalle, usa el botón de respaldos para subir el PDF del documento (≤10 MB)
2. El sistema deduplica por contenido: el mismo PDF puede vincularse a varias líneas sin duplicar el archivo
3. La consulta de respaldos une tres orígenes: PDFs subidos, el DTE de venta y el DTE de compra vinculados
4. Las descargas usan enlaces temporales firmados (15 minutos) — el archivo vive en almacenamiento privado

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Paso 5: Operaciones frecuentes

Operación	Dónde	Nota
Copiar una partida	Acción "Duplicar"	Pide fecha/tipo/concepto destino; no copia respaldos ni vínculos a compras
Combinar partidas	Opciones avanzadas	Une varias en una principal (bloqueado en periodo cerrado)
Cambiar estado en lote	Opciones avanzadas	Activar exige que cada partida cuadre
Cambiar tipo en lote	Opciones avanzadas	Reasigna correlativo del tipo destino
Trasladar detalles	Opciones avanzadas	Mueve líneas entre partidas o genera una nueva partida con ellas
Imprimir con DTE	Acción de la partida	Une el comprobante de la partida con el PDF del DTE de Hacienda
Papelera	Menú Contabilidad → Papelera	Restaura partidas eliminadas (requiere periodo abierto)

Registros generados

Registro	Descripción
Partida con correlativo y estado	El asiento de doble entrada, versionado por tipo y año
Respaldos vinculados	PDFs deduplicados + DTEs, con descarga firmada
Clasificación de deducibilidad	Marca y causales Art. 29-A por línea de gasto

Reglas importantes

1. Cargos = Abonos ⇒ Activa; lo demás es Preliminar — y las Preliminares no existen para los reportes.
2. Toda línea de gasto con su respaldo — PDF adjunto o DTE vinculado.
3. El periodo cerrado bloquea todo excepto la deducibilidad.
4. La fecha no cruza de mes — para eso está el traslado de periodo.
5. Editar montos rompe conciliaciones bancarias de la línea — el sistema lo hace por seguridad, re-concilia después.