POE-CT-003: Importación de Partidas por Excel

Campo	Detalle
Código	POE-CT-003
Responsable	Contador
Frecuencia	Migraciones, cargas históricas o lotes externos
Entradas	Archivo Excel/CSV con partidas en el formato de plantilla
Salidas	Partidas importadas como Preliminares, listas para revisión y activación

Objetivo

Cargar lotes de partidas desde Excel — migraciones de otro sistema, contabilidades históricas o asientos generados externamente — con validación fila por fila, seguimiento del proceso y reversión completa del lote si algo salió mal.

¿Por qué importa este proceso?

Migrar una contabilidad a mano es inviable: un año de operaciones son miles de líneas. La importación resuelve el volumen, pero introduce el riesgo clásico de las cargas masivas: un archivo mal armado que contamina la contabilidad. Por eso el diseño del sistema tiene tres salvavidas:

1. Todo entra como Preliminar: nada de lo importado toca reportes hasta que lo revises y actives.
2. Validación fila por fila con reporte de errores: las filas inválidas no entran y quedan listadas con su motivo.
3. El lote completo es reversible: cada importación queda registrada y se puede deshacer.

Reglas que el sistema aplica por fila

Cargo o abono por línea (no ambos), la cuenta debe existir y ser de Detalle, el tipo de partida por nombre debe existir, un solo año por archivo, y las filas de periodos cerrados se omiten. El archivo también se protege contra la doble carga: el mismo archivo dos veces es rechazado.

Cómo lo trabaja un buen contador

• Prepara el catálogo primero. La causa #1 de filas rechazadas es la cuenta inexistente: importa/actualiza el catálogo (POE-CT-001) antes que las partidas.
• Un archivo por año — es una regla del sistema, pero también buena práctica de orden.
• Revisa el reporte de errores hasta dejarlo en cero: corregir el Excel y recargar es barato; perseguir filas faltantes después del cierre, no.
• Activa en lote solo después de verificar el cuadre: la activación masiva exige cargo = abono partida por partida — las que no cuadren se quedan Preliminares señalándote dónde mirar.
• Cuidado con las fechas de Excel: usa el formato de la plantilla; una columna de fecha como número serial genera fechas absurdas que el sistema rechaza o, peor, acepta en el año equivocado.

Errores comunes:

Error	Consecuencia	Cómo evitarlo
Importar con cuentas que no existen	Filas rechazadas masivamente	Catálogo primero, partidas después
Mezclar años en un archivo	Rechazo del archivo	Un archivo por año
Ignorar el reporte de errores	Contabilidad incompleta silenciosa	Revisar errores hasta cero antes de activar
Cargar dos veces "por si acaso"	El sistema rechaza el duplicado (hash del archivo)	Verificar el estado del import antes de reintentar
Activar sin revisar	Partidas descuadradas quedan Preliminares sin que nadie las mire	Barrido de preliminares tras cada import

Prerrequisitos

• Catálogo completo con las cuentas del archivo
• Permiso Importar partidas (Gestión de Permisos)
• Periodos destino abiertos (las filas de periodos cerrados se omiten)

Ejecución en HazConta

Paso 1: Descargar la plantilla

1. En Contabilidad → Partidas Contables → pestaña IMPORTAR PARTIDA

2. Descarga el formato (Excel o CSV) y complétalo: fecha, tipo de partida (por nombre), concepto, cuenta, concepto de línea, cargo o abono

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Paso 2: Subir y monitorear

1. Sube el archivo — la importación corre en segundo plano (el archivo va a almacenamiento temporal y un proceso divide, valida e inserta por lotes)
2. Sigue el avance en la misma pantalla (estado del import activo)
3. Si el sistema detecta duplicados potenciales, te los muestra para decidir antes del segundo paso de confirmación

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Paso 3: Revisar errores del lote

1. Al terminar, consulta los errores de importación: cada fila rechazada aparece con su línea y el motivo (cuenta inexistente, cargo y abono simultáneos, periodo cerrado, tipo inválido)
2. Corrige el Excel solo con las filas rechazadas y vuelve a cargarlo

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Paso 4: Revisar, activar o deshacer

1. Las partidas importadas entran como Preliminares — revísalas en su pestaña de tipo
2. Actívalas en lote (Opciones avanzadas → Cambiar estado): solo pasan las que cuadran
3. Si el lote entero salió mal: Configuraciónes → Importaciones → deshacer la importación — el sistema desconcilia y elimina el lote completo

Deshacer no re-mayoriza solo

Tras deshacer una importación de partidas, ejecuta la mayorización manualmente para que los saldos reflejen la reversión.

Registros generados

Registro	Descripción
Lote de importación	Registro con hash del archivo, deshacible completo
Partidas Preliminares importadas	Con correlativos asignados por tipo y año
Reporte de errores por fila	Línea, datos y motivo de cada rechazo

Reglas importantes

1. Catálogo primero, partidas después.
2. Todo entra Preliminar — la activación es tu control de calidad.
3. Errores a cero antes de activar.
4. El lote se deshace completo — y después se re-mayoriza a mano.