POE-CT-007: Reportes Financieros
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Código | POE-CT-007 |
| Responsable | Contador |
| Frecuencia | Mensual (cierre) y a demanda |
| Entradas | Partidas Activas del periodo, mayorización al día |
| Salidas | Estados financieros, libros legales y reportes de análisis en PDF/Excel/CSV |
Objetivo
Generar los reportes que convierten la contabilidad en información: los libros legales que exige el Código de Comercio, los estados financieros del mes y los reportes de análisis y control.
¿Por qué importa este proceso?
El Código de Comercio no pide "tener un sistema": pide registros contables formales — diario y mayor — y estados financieros (Art. 435 y siguientes). Los reportes de HazConta son la materialización imprimible de esa obligación, con las firmas de reportería configuradas al pie (POE-CT-001).
Y la regla técnica que gobierna todo este POE viene de la mayorización: los reportes leen los saldos mayorizados, no las partidas. El orden es siempre: registrar → activar → mayorizar → reportar. El sistema te avisa si hay una mayorización en curso al generar — pero si nadie la lanzó tras las últimas correcciones, el reporte saldrá con números viejos sin ningún aviso.
Los dos descuadres clásicos
- "El balance no cuadra con mis partidas" → mayorización desactualizada: re-mayoriza y regenera.
- "Falta un monto que sí registré" → la partida está Preliminar: las preliminares no existen para ningún reporte. Barrido de preliminares primero.
Qué reporte usar para cada pregunta
| La pregunta | El reporte | Nota |
|---|---|---|
| ¿Cuadra el mes? (suma de saldos) | Balance de comprobación (por cuentas, por niveles, o cargos y abonos) | El nivel (1-9) controla el detalle |
| ¿Cómo está la posición financiera? | Balance general + su anexo | Activo, pasivo y capital a la fecha |
| ¿Ganamos o perdimos? | Estado de resultados + su anexo | Ingresos vs costos y gastos del periodo |
| El registro cronológico legal | Libro diario / Libro diario mayor | Los libros del Art. 435+ C.Com. |
| ¿Qué pasó en una cuenta específica? | Auxiliar de operaciones | Movimiento a movimiento con saldo inicial |
| ¿Cuánto acumula cada cuenta? | Cuentas mayorizadas | La tabla de mayorización expuesta |
| Ingresos vs gastos comparados | Cuadro de ingresos y gastos | Análisis por rubro |
| ¿Qué gastos no deducen renta? | Gastos no deducibles | Ver POE-CT-006 |
| ¿IVA contable = IVA en libros? | Conciliación IVA | Ver POE-CT-009 (en preparación) |
| La estructura del catálogo | Catálogo de cuentas | PDF, Excel o CSV |
Cómo lo trabaja un buen contador
- Mayoriza y barre preliminares antes de cualquier reporte formal — las dos causas de "números raros" se eliminan en ese orden.
- Elige el nivel según el lector: nivel 2-3 para gerencia (resumen), niveles profundos para trabajo contable. El mismo balance, dos audiencias.
- El auxiliar pesado va por la vía asíncrona: para rangos grandes, el sistema lo genera en segundo plano (con historial y descarga cuando termina) — no pelees con el navegador por un PDF de miles de páginas.
- Archiva el juego del cierre: balance de comprobación, balance general y estado de resultados del mes, con firmas — es el paquete que respaldará ese periodo ante cualquier revisión.
Errores comunes:
| Error | Consecuencia | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Reportar sin re-mayorizar tras correcciones | Estados con saldos viejos | Mayorizar → reportar, siempre |
| Buscar montos que están en Preliminares | "Faltantes" fantasma | 0 preliminares antes del cierre |
| Auxiliar gigante en línea | Espera eterna o timeout | Usar la generación asíncrona |
| Entregar balances a nivel 9 a gerencia | Información ilegible | Nivel según el lector |
Prerrequisitos
- Mayorización finalizada para el año
- Permisos de reportes: Generar reporte partidas y los específicos del menú (Gestión de Permisos)
- Firmas de reportería configuradas (para los estados formales)
Ejecución en HazConta
Paso 1: Acceder al menú de reportes
- En el menú lateral, entra a Contabilidad → Reportes
- La pantalla agrupa: REPORTES (el menú de la tabla de arriba), AUXILIAR OPERACIONES, MAYORIZAR (acceso directo), ESTADO (estados de partidas por año) y DASHBOARD
Paso 2: Generar un reporte estándar
- Selecciona el reporte en el menú izquierdo
- Define los parámetros: mes, año y — en los balances — el nivel (1-9) de detalle
- Descarga en PDF (formato formal con firmas), Excel o CSV según el reporte
Aviso de mayorización en curso
Si hay una mayorización corriendo, el sistema te lo advierte al generar: espera a que el monitor la muestre finalizada — un reporte a mitad de reconstrucción saldría incompleto.
Paso 3: El auxiliar de operaciones (asíncrono)
- En la pestaña AUXILIAR OPERACIONES, define cuenta(s) y rango
- Para consultas puntuales, la vista en pantalla basta; para el PDF/Excel completo, usa la generación en segundo plano:
- El sistema encola el trabajo, muestra el avance y deja el archivo en el historial de descargas
- Puedes cancelar un trabajo en curso y regenerar
- El auxiliar excluye Preliminares y calcula el saldo inicial desde la mayorización — misma regla de siempre
Paso 4: El paquete del cierre mensual
- Con el mes cuadrado y mayorizado, genera y archiva:
- Balance de comprobación (el nivel de trabajo)
- Balance general y Estado de resultados (con firmas)
- Libro diario del mes
- Estos PDFs son los registros del Art. 435+ C.Com. y Art. 139 CT — retención 10 años
Registros generados
| Registro | Descripción |
|---|---|
| Estados financieros del periodo | Balance general, estado de resultados y anexos, con firmas |
| Libros legales | Diario y diario-mayor imprimibles |
| Auxiliares y análisis | Por cuenta, por rubro, mayorizados |
Reglas importantes
- Mayorizar → reportar — los reportes leen saldos, no partidas.
- Las Preliminares no existen para ningún reporte.
- El nivel del balance se elige por el lector, no por costumbre.
- El paquete del cierre se archiva con firmas — es la contabilidad formal del mes.