POE-CT-008: Cierre Mensual y Anual

Campo	Detalle
Código	POE-CT-008
Responsable	Contador / Supervisor
Frecuencia	Mensual (periodos) y anual (partidas de cierre)
Entradas	Mes completo, cuadrado y mayorizado; año completo para el cierre anual
Salidas	Periodos bloqueados; partidas de cierre, liquidación e inicial del nuevo ejercicio

Objetivo

Sellar la contabilidad en dos escalas: el cierre mensual que bloquea cada periodo terminado, y el cierre anual que salda el ejercicio y abre el siguiente con las tres partidas clásicas — cierre, liquidación y partida inicial.

¿Por qué importa este proceso?

El cierre mensual es integridad. Un mes que ya reportaste — al cliente, al banco, a Hacienda — no puede seguir recibiendo cambios: cada partida agregada después convierte tus reportes entregados en mentiras retroactivas. El candado del periodo (por empresa + tipo de partida + mes) es la garantía de que lo reportado y lo registrado siguen siendo lo mismo.

El cierre anual es técnica contable. Al terminar el ejercicio: (1) las cuentas de resultados (Deudoras y Acreedoras) se saldan contra la cuenta de liquidación — la utilidad o pérdida del año nace ahí; (2) las cuentas de balance (Activo, Pasivo, Capital) se saldan en la partida de cierre; y (3) el nuevo año abre con la partida inicial — el cierre invertido. HazConta genera las tres automáticamente desde los saldos mayorizados.

Particularidades del sistema que debes conocer:

• El cierre mensual permite purgar las partidas Preliminares al cerrar (checkbox) — las elimina, no las esconde
• Cerrar exige tu contraseña — es una firma, no un clic
• Las tres partidas anuales nacen como Diarios en estado Preliminar: las revisas y las activas tú
• El sistema evita duplicados: no genera dos cierres del mismo año sobre partidas activas

Dos advertencias antes de cerrar

1. La purga de preliminares es un borrado real. Si marcas "Eliminar partidas preliminares" al cerrar, esas partidas se van — asegúrate de que ninguna era trabajo pendiente legítimo.
2. El cierre anual sin mayorizar sale vacío. Las tres partidas se construyen desde los saldos mayorizados: mayoriza el año completo antes de generar, o la partida saldrá en cero sin error visible.

Cómo lo trabaja un buen contador

• Cierra el mes cuando el paquete del cierre está entregado: mayorizado, reportes generados y archivados (POE-CT-007) — el candado va después de la foto, no antes.
• Cero preliminares ANTES de cerrar — la purga del checkbox es para residuos conscientes, no una amnistía para trabajo sin revisar.
• La reapertura es excepción documentada: reabrir un mes reportado implica re-emitir reportes; hazlo con el permiso restringido y deja nota de por qué.
• Secuencia del cierre anual: diciembre cerrado → mayorización del año completa → partida de liquidación (resultados) → partida de cierre (balance) → revisar y activar ambas → partida inicial del nuevo año → mayorizar el año nuevo.
• Revisa la utilidad de la liquidación contra el estado de resultados antes de activar — deben contar la misma historia.

Errores comunes:

Error	Consecuencia	Cómo evitarlo
Cerrar con preliminares "para después"	La purga las borra o quedan huérfanas fuera del mes	Barrido y decisión antes del candado
Generar el cierre anual sin mayorizar	Partidas de cierre en cero o incompletas	Mayorización del año finalizada primero
Olvidar activar las partidas de cierre	Nacen Preliminares: no mayorizan, el año "no cierra"	Revisar y activar es parte del procedimiento
Generar la inicial sin cierre previo	El sistema la rechaza (no hay qué invertir)	Orden: liquidación → cierre → inicial
Reabrir sin gobernanza	Reportes entregados desactualizados sin rastro	Permiso restringido + nota del motivo

Prerrequisitos

• Mes/año completo: mayorizado y con reportes archivados
• Permisos Cerrar periodo contable / Abrir periodo contable y Generar partidas de cierre (Gestión de Permisos)
• Para el cierre anual: los saldos mayorizados del ejercicio completo

Ejecución en HazConta

Paso 1: Cerrar el periodo mensual

1. En Contabilidad → Partidas Contables, haz clic en Cerrar periodo

Campo	Descripción
Mes	El mes a cerrar — o "Todo el año" para cerrar los 12 de una vez
Año	Ejercicio
Tipo de partida	Ingresos, Egresos, Cheques, Diarios — o Todos
Eliminar partidas preliminares	⚠️ Purga los borradores del periodo al cerrar
Contraseña	Tu contraseña de usuario — la firma del cierre

2. Confirma — el periodo queda bloqueado: nadie crea, edita ni borra partidas de ese tipo y mes (la deducibilidad de renta es la única excepción)
3. Para reabrir: el botón Abrir periodo, con su permiso propio — y tu justificación documentada

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Paso 2: Generar las partidas del cierre anual

1. En Contabilidad → Herramientas → pestaña Cierres

2. Genera en orden, revisando cada una antes de la siguiente:

Orden	Partida	Qué hace
1	Partida de liquidación	Salda las cuentas de resultados (Deudoras y Acreedoras) — aquí nace la utilidad o pérdida del ejercicio
2	Partida de cierre	Salda Activo, Pasivo y Capital contra su naturaleza — el balance queda en cero
3	Partida inicial	Copia el cierre invirtiendo cargos y abonos, con fecha del inicio del nuevo ejercicio — el año nuevo abre con los mismos saldos

3. Las tres nacen como Diarios / Preliminares con su correlativo — revísalas contra el estado de resultados y el balance general, y actívalas
4. El sistema no genera la inicial si no existe el cierre del año anterior, y no duplica cierres del mismo año

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Paso 3: Dejar el año nuevo operativo

1. Con la partida inicial activada, mayoriza el año nuevo — el balance de apertura queda disponible
2. Cierra los 12 periodos del año anterior (todos los tipos) si aún no lo hiciste — el ejercicio queda sellado
3. Archiva el juego final: estados financieros anuales con firmas + las tres partidas impresas

Registros generados

Registro	Descripción
Periodos cerrados	Candado por tipo y mes, con quién y cuándo cerró
Partidas de liquidación, cierre e inicial	El cierre técnico del ejercicio, versionado como Diarios
Ejercicio nuevo abierto	Saldos de apertura mayorizables

Reglas importantes

1. El candado va después de la foto: mayorizar y archivar reportes, luego cerrar.
2. La purga de preliminares borra de verdad — decide antes, no durante.
3. Liquidación → cierre → inicial, cada una revisada y activada.
4. Sin mayorización no hay cierre anual — los saldos son la materia prima.
5. Reabrir es excepcional y se documenta.