POE-CT-010: Compensaciones y Papelera
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Código | POE-CT-010 |
| Responsable | Contador |
| Frecuencia | A demanda (limpieza de cuentas puente y recuperaciones) |
| Entradas | Cuentas con gestión de partidas abiertas; partidas eliminadas |
| Salidas | Movimientos compensados con rastro; partidas restauradas |
Objetivo
Dos herramientas de higiene contable: las compensaciones, que marcan como saldados los cargos y abonos que se cancelan entre sí en cuentas puente (anticipos, tránsitos, deudores varios), y la papelera, que recupera partidas eliminadas por error.
Parte A: Compensaciones (clearing)
¿Por qué importa?
Hay cuentas cuyo saldo es la suma de muchas historias a medias: anticipos que luego se liquidan, tránsitos bancarios que luego se confirman, préstamos a empleados que se van descontando. El saldo neto puede ser pequeño, pero adentro viven cientos de movimientos sin parear — y responder "¿de qué se compone este saldo?" toma horas.
La compensación (el clearing clásico de los ERP grandes) resuelve eso: seleccionas los cargos y abonos que se cancelan entre sí (suma neta cero) y el sistema los marca como compensados. Lo que queda abierto es exactamente lo pendiente real — el saldo se vuelve legible.
Reglas del sistema:
- Solo cuentas con la gestión de partidas abiertas activada (se habilita por cuenta)
- Una compensación exige al menos 2 movimientos de la misma cuenta y neto $0.00 (tolerancia de un centavo)
- Compensar no modifica las partidas — solo las marca; eliminar la compensación las reabre
"Deme la integración de esta cuenta" es la petición clásica de un auditor sobre anticipos y deudores. Con compensaciones al día, la respuesta es la lista de partidas abiertas — corta y explicable. Sin ellas, es un archivo de miles de filas donde todo se debe con todo.
Cómo lo trabaja un buen contador
- Activa la gestión solo en cuentas puente — anticipos, tránsitos, cuentas por liquidar. Caja o ventas no se "compensan".
- Compensa al ritmo del mes: pareja los movimientos cuando la historia se cierra (el anticipo se liquidó, el tránsito se confirmó) — no acumules un año de pareo.
- Lo abierto es tu lista de pendientes: revisar las partidas abiertas viejas de cada cuenta es encontrar anticipos sin liquidar y cobros sin aplicar.
Ejecución
- En Contabilidad → Compensaciones:
- Pestaña Configuración: activa la gestión de partidas abiertas en las cuentas puente que lo ameriten
- Pestaña Compensar: selecciona la cuenta, filtra por fechas o concepto, y marca los cargos abiertos y abonos abiertos que se cancelan — las tarjetas muestran Σ Cargos, Σ Abonos y el Neto
- El botón Compensar se habilita solo cuando el neto es $0.00 — asigna un concepto y confirma
- Pestaña Historial: consulta las compensaciones hechas; eliminar una compensación reabre sus movimientos
Parte B: Papelera de partidas
¿Por qué importa?
Eliminar una partida en HazConta es un borrado suave: la partida sale de los libros (y sus conciliaciones se limpian), pero queda en la papelera con el rastro de quién la eliminó. Eso convierte el "borré la partida equivocada" de una emergencia en un trámite — si el periodo lo permite.
Ejecución
- En Contabilidad → Papelera:
- Filtra por mes/año/tipo — cada partida eliminada muestra su información y quién la eliminó, con vista previa del contenido
- Restaura individual o masivamente (modos: todas las del filtro, o por fecha de eliminación)
- Reglas del sistema:
- Restaurar exige el periodo abierto — si el mes ya cerró, reabre primero (POE-CT-008) con su gobernanza
- La restauración masiva re-mayoriza automáticamente; tras una individual, lanza la mayorización a mano
- Lo restaurado vuelve con su estado original — verifica el cuadre y las conciliaciones que se hayan limpiado al eliminar
Las conciliaciones bancarias y de IVA que la partida tenía se rompieron al eliminarla y no vuelven solas: tras restaurar, re-concilia. Y una partida eliminada con razón (duplicada, errónea) no se restaura "por si acaso".
Registros generados
| Registro | Descripción |
|---|---|
| Compensaciones con concepto y fecha | El pareo de cargos/abonos, reversible desde el historial |
| Partidas abiertas por cuenta | La composición legible del saldo pendiente |
| Restauraciones desde la papelera | Partidas recuperadas con su rastro de eliminación |
Reglas importantes
- Compensar marca, no modifica — y siempre a neto $0.00.
- Gestión de abiertas solo en cuentas puente.
- Restaurar exige periodo abierto — y re-conciliar después.
- Tras restaurar individual, mayoriza a mano.