POE-LI-002: Libro de Compras
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Código | POE-LI-002 |
| Responsable | Digitador / Contador |
| Frecuencia | Diaria a semanal (atraso legal máximo: 15 días) |
| Entradas | CCF, facturas, FSE, notas de crédito/débito y declaraciones de importación recibidas de proveedores |
| Salidas | Libro de compras completo, con crédito fiscal clasificado y deducibilidad documentada |
Objetivo
Registrar todas las compras del mes en el libro legal, clasificando correctamente cada monto (gravado, exento, excluido, no sujeto) y cada crédito fiscal (deducible o no), para que el IVA a favor de la empresa sea defendible ante la DGII.
¿Por qué importa este proceso?
El libro de compras es donde la empresa construye su crédito fiscal: cada CCF bien registrado reduce dólar por dólar el IVA a pagar del mes. Pero ese derecho tiene condiciones: el Art. 65 de la Ley de IVA exige que la compra sea necesaria para la actividad del negocio y esté documentada con un CCF válido a nombre de la empresa; el Art. 65-A enumera los casos en que el crédito fiscal NO se acepta (compras personales, documentos falsos o de contribuyentes desinscritos, gastos ajenos al giro, entre otros).
Aquí también nace información de renta: cada compra se clasifica como costo o gasto (administración, venta) y esa clasificación alimenta la deducibilidad del Impuesto sobre la Renta. Un libro de compras descuidado no solo infla o desinfla el IVA — contamina la declaración anual de renta.
En una fiscalización, la DGII objeta el crédito fiscal que no cumpla los requisitos: la empresa paga ese IVA con multas e intereses. Documentos de proveedores de dudosa existencia o compras ajenas al giro son los reparos más frecuentes. Además, llevar el libro con más de 15 días de atraso es sancionable (Art. 141 y 242 del Código Tributario).
Cómo lo trabaja un buen contador
- Ritmo semanal, no maratón de fin de mes. Registra las compras cada semana. Dejarlo para los últimos días multiplica los errores de digitación y no deja tiempo para pedir correcciones a los proveedores (una NC, un CCF reemitido) antes de cerrar.
- Pregúntate por cada CCF: ¿es del giro? Si la compra no es necesaria para producir ingresos gravados (ej. gastos personales del dueño, víveres, artículos de lujo), regístrala como no deducible con su causal del Art. 65-A. Registrarla como deducible "porque trae CCF" es el error que más reparos genera.
- El documento decide el tratamiento. CCF → crédito fiscal. Factura de consumidor → no da crédito fiscal (va al costo/gasto). FSE → compra a sujeto excluido, con retención de renta cuando aplica. Declaración de importación (DUCA) → el IVA de importación va en columnas separadas.
- Clasifica el ISR al registrar, no después. Cada compra pide su tipo de operación y clasificación (costo, gasto de venta, gasto de administración). Hacerlo al momento — cuando tienes el documento enfrente — toma segundos; reconstruirlo en diciembre toma días.
- Cierra el mes revisando las alertas de deducibilidad antes de generar la declaración: es tu última oportunidad de corregir barato.
Errores comunes:
| Error | Consecuencia | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Registrar dos veces el mismo documento | Crédito fiscal duplicado; rectificación de F-07 | El sistema bloquea duplicados por documento+serie+proveedor; no lo fuerces con series inventadas |
| Tomar crédito fiscal de compras ajenas al giro | Reparo del Art. 65-A con multa e intereses | Marcar no deducible con causal al registrar |
| Registrar la compra en el mes equivocado | Diferencias contra proveedores y contra la declaración | Respetar la fecha del documento; el crédito fiscal prescribe a los 3 periodos (Art. 63 Ley de IVA) |
| Preimpreso de un proveedor que ya emite DTE | Documento probablemente inválido | El sistema lo bloquea automáticamente por fecha |
| Olvidar el IVA retenido/percibido del documento | Casillas 162/163 de la declaración descuadradas | Capturar retención y percepción del propio CCF al registrarlo |
Prerrequisitos
- Configuración inicial completa (POE-LI-001)
- Permiso Crear compras (ver Gestión de Permisos)
- Periodo de compras del mes abierto
Ejecución en HazConta
Paso 1: Acceder al libro de compras
- En el menú lateral, entra a Impuestos I.V.A. → Libro de Compras
- Selecciona mes y año de trabajo
La pantalla tiene pestañas de Listado, Alertas de deducibilidad, Importar, Configurar ISR y Administrar importaciones. El listado resalta las compras marcadas como no deducibles.
Paso 2: Registrar una compra física
- En la pestaña Listado, haz clic en Agregar compra (disponible solo con el periodo abierto)
Sección Proveedor y documento:
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Proveedor | Selector con búsqueda | Proveedor de la empresa (obligatorio). Si no existe, créalo desde el enlace rápido |
| Operación / Clasificación / Costo-Gasto | Selectores | Clasificación ISR de la compra (renta). Si el proveedor ya tiene clasificación, se precarga |
| Fecha | Fecha | Fecha de emisión del documento (obligatorio). Define el periodo |
| Centro de costos | Selector | Sucursal a la que pertenece la compra (obligatorio) |
| Tipo de documento | Selector | CCF, FAC, FSE, NC, ND, DCL según el documento físico (obligatorio) |
| Serie | Texto | Serie del documento (obligatorio) |
| Nº de documento | Texto | Correlativo del documento físico — o código de generación si excepcionalmente digitas un DTE (obligatorio) |
| Deducible | Checkbox | Marcado por defecto. Desmárcalo para compras sin derecho a crédito fiscal (pide causal, Paso 4) |
| Descripción | Texto | Detalle breve de la compra (opcional) |
Sección Montos:
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Gravadas — Locales / Importaciones / Internaciones | Numérico | Base gravada según el origen de la compra. Se pueden agregar varias líneas con tasas diferenciadas (combustibles) |
| Exentas — Locales / Importaciones / Internaciones | Numérico | Compras sin IVA |
| No sujetas | Numérico | Operaciones fuera del ámbito del impuesto |
| Compras a sujetos excluidos | Numérico | Compras con FSE |
| Retención a terceros | Numérico | Retención de renta aplicada al sujeto excluido |
| Crédito fiscal | Numérico | IVA de la compra (13% de la base gravada; el sistema lo calcula y permite ajustar centavos) |
| IVA retenido / IVA percibido | Solo lectura | Se calculan según la configuración del proveedor y de la empresa |
| Total | Solo lectura | Suma de todos los conceptos |
- Haz clic en Guardar. El sistema valida duplicados, el periodo y la coherencia del proveedor antes de aceptar.
Al registrar una NC, el sistema pide vincularla con el CCF del mes al que afecta: así el libro y las cuentas por pagar reflejan la disminución en el documento correcto.
Si el proveedor no aparece en el selector — crear o vincular:
Las fichas de proveedores en HazConta son compartidas entre empresas: el mismo proveedor que le vende a varias de tus empresas existe una sola vez en el sistema, y cada empresa lo vincula con su propia configuración (nombre comercial, retención, percepción y % de deducibilidad). Esto evita duplicados por NIT y mantiene un historial fiscal limpio.
- Proveedor nuevo en el sistema: haz clic en Agregar junto al selector de proveedor. Se abre el formulario de creación con sus datos fiscales (nombre, NIT, NRC, giro, días de crédito):
- Proveedor que ya existe pero no está vinculado a tu empresa: cuando el proveedor seleccionado está en la base del sistema (otra empresa le compra) pero no en la tuya, aparece el diálogo de vinculación — puedes ajustar nombre, retención, percepción y deducibilidad antes de confirmar:
Antes de crear un proveedor, búscalo por NIT: si ya existe, vincúlalo. Un proveedor duplicado parte el historial de compras en dos y complica las retenciones y los anexos.
Paso 3: Clasificar el ISR de las compras
- Usa el botón Gasto de cada fila, o la opción masiva de la pestaña Configurar ISR
- Selecciona Tipo de operación, Clasificación y Tipo de costo/gasto
- El sistema puede sincronizar la clasificación al proveedor para precargarla en compras futuras
Desde febrero 2024 el anexo de compras de la DGII exige las columnas de clasificación ISR. Si al cierre queda una sola compra sin clasificar, el sistema bloquea la descarga del anexo con el aviso "Se encontraron compras sin configuración ISR". El procedimiento completo — detección, asignación individual, masiva y por proveedor — está en el POE-LI-010.
Paso 4: Gestionar la deducibilidad
- Revisa la pestaña Alertas de deducibilidad: muestra compras con observaciones (incluidas las detectadas por la IA del sistema), con su causal y jurisprudencia relacionada
- Para marcar una compra como no deducible, usa el botón de deducibilidad de la fila (o la opción masiva en Más opciones):
- Selecciona la causal del Art. 65-A de la Ley de IVA del catálogo, o
- Escribe un motivo justificado (mínimo 10 caracteres)
- El sistema guarda el rastro completo: quién lo marcó, cuándo, con qué causal y base legal
Ante una fiscalización, una compra no deducible con causal documentada demuestra control interno; la misma compra deducida "por default" es un reparo seguro. El minuto que inviertes en la causal vale la multa que evitas.
Paso 5: Operaciones especiales
Liquidación de anticipo (DCL): para el IVA anticipado en liquidaciones de tarjeta, usa Más opciones → Liquidación sobre la compra correspondiente: fecha, documento, serie y monto; el sistema calcula el IVA 13% y crea el registro espejo vinculado.
Generar cuentas por pagar: selecciona compras al crédito (CCF, FAC, FSE) y usa Generar CxP: el vencimiento se calcula con los días de crédito del proveedor (30 por defecto).
Cambio de sucursal o periodo en lote: en Más opciones, pestañas de cambio de sucursal y cambio de periodo (valida que el periodo destino esté abierto).
Paso 6: Cerrar el periodo de compras
- Cuando el mes esté completo y cuadrado, haz clic en Cerrar Periodo en la parte superior
- El periodo cerrado bloquea crear, modificar y eliminar compras de ese mes
- Si necesitas corregir algo, un usuario con permiso Abrir periodo compras puede reabrirlo — hazlo solo si aún no has declarado, o sabiendo que tendrás que rectificar
Nunca generes los anexos ni la declaración con el periodo abierto: cualquier registro posterior te dejaría una declaración que no cuadra con tus libros. El flujo correcto es: completar → cuadrar → cerrar → declarar (POE-LI-009, en preparación).
Registros generados
| Registro | Descripción |
|---|---|
| Registro en el libro de compras | Documento con montos por naturaleza, crédito fiscal y clasificación ISR |
| Rastro de deducibilidad | Causal Art. 65-A o motivo, usuario y fecha por cada compra no deducible |
| Cuentas por pagar (opcional) | Deuda al proveedor con vencimiento según días de crédito |
| Correlativo consumido | El número del documento queda registrado contra su resolución |
Reglas importantes
- Sin CCF válido no hay crédito fiscal — facturas de consumidor van al costo, no a la casilla de crédito.
- Periodo cerrado es intocable — reabrir es la excepción justificada, no la rutina.
- Toda compra no deducible lleva causal — es la defensa documental de la empresa.
- El atraso legal máximo es 15 días — el ritmo sano es semanal.
- Los DTEs de compras entran solos por la importación (POE-LI-006); la digitación manual es para documentos físicos.