POE-LI-006: Importación de DTEs

Campo	Detalle
Código	POE-LI-006
Responsable	Digitador / Contador
Frecuencia	Diaria a semanal
Entradas	DTEs recibidos y emitidos: archivos JSON, reportes Excel del MH, códigos de generación, correos con DTEs adjuntos
Salidas	DTEs clasificados automáticamente en el libro correcto, con su respaldo JSON almacenado

Objetivo

Ingresar los Documentos Tributarios Electrónicos a los libros de IVA por la vía más eficiente según el volumen, dejando que el sistema los valide contra Hacienda y los clasifique automáticamente como compra o venta en el libro correspondiente.

¿Por qué importa este proceso?

Con la factura electrónica, el documento ya no es un papel que digitar sino un JSON firmado y sellado por el Ministerio de Hacienda. Eso cambia el trabajo del contador: en lugar de teclear montos (con el riesgo de error de cada tecla), su trabajo es hacer llegar el DTE al sistema y verificar la clasificación automática. El monto es exacto porque viene del documento original; el punto de control se traslada a la completitud — que ningún DTE del mes se quede fuera.

Cada DTE se identifica por su código de generación (UUID) y su sello de recepción. El sistema valida ambos, distingue si la empresa es compradora o vendedora (por NIT/NRC) y lo envía al libro correcto: compras, consumidor, contribuyente o exportaciones. El JSON queda archivado como respaldo — es el equivalente electrónico del talonario físico que la ley obliga a conservar 10 años (Art. 147 CT).

Consecuencia de incumplir

Un DTE de venta emitido y no registrado es débito omitido; un DTE de compra no importado es crédito fiscal que pierdes. Y un DTE sin sello válido (o de ambiente de pruebas) no es documento tributario: el sistema lo rechaza, porque declararlo equivale a soportar el libro con papeles inexistentes.

Cómo lo trabaja un buen contador

• Elige la vía por volumen:

Vía	Cuándo usarla
Correo automático	Configúrala una vez y revisa a diario: los DTEs que llegan al buzón entran solos
Excel del MH	Carga masiva mensual: descargas el reporte de Hacienda y subes todo de una vez
JSON (arrastrar archivos)	Lotes de archivos sueltos que te comparten proveedores (hasta 1,000 por tanda)
Código de generación	Documentos individuales: pegas el UUID y el sistema lo baja de Hacienda

• La conciliación clave es completitud: al cierre, compara lo importado contra el portal del MH (o el Excel oficial del mes). El error típico ya no es el monto — es el documento que no llegó.
• Revisa los rechazados y sin clasificar cada semana, no al cierre: un DTE rechazado (proveedor con NIT distinto, ambiente de pruebas, sello inválido) necesita gestión con el emisor, y eso toma días.
• La ventana de registro es limitada: el sistema acepta DTEs de compras hasta con 4 meses de antigüedad — coherente con el plazo del crédito fiscal (Art. 63 Ley de IVA). No acumules meses.

Errores comunes:

Error	Consecuencia	Cómo evitarlo
Confiar en que "el correo trae todo"	DTEs faltantes al cierre (proveedores que no envían copia)	Conciliar contra el reporte oficial del MH cada mes
Importar el mismo lote dos veces	Riesgo de duplicados	El sistema deduplica por código de generación — revisa el historial de importación en lugar de reintentar a ciegas
Ignorar la bandeja de rechazados	Crédito fiscal perdido silenciosamente	Revisión semanal de rechazados con gestión al emisor
DTEs de ambiente de pruebas	No son documentos tributarios	El sistema los rechaza automáticamente; si un proveedor los envía, pídele el DTE real

Consulta pública vs consulta privada del MH

El sistema puede obtener los DTEs de Hacienda por dos vías, y la diferencia define la calidad de tus libros. Cuál se usa depende de la ficha de la empresa (POE-LI-001, Paso 0):

	Consulta pública	Consulta privada (recomendada)
Cuándo aplica	"Soy emisor de Factura Electrónica" desactivado, o sin credenciales del MH	Interruptor activado + credenciales del MH guardadas
Libros de ventas	❌ No se procesan — tus DTEs emitidos no entran a los libros	✅ Se procesan completos
Datos del proveedor en compras	❌ No se obtienen	✅ Completos (nombre, NIT, NRC)
Certeza de que el DTE fue emitido a tu empresa	❌ No verificable	✅ Verificada contra el MH

En la práctica: con la consulta pública el sistema solo alcanza a registrar compras "a ciegas" — sin ficha del proveedor y sin poder confirmar que el documento realmente te lo emitieron a ti. Con la privada, el sistema obtiene el documento completo directamente de la cuenta de la empresa en Hacienda.

Actívala una vez y olvídate

Para trabajar con la consulta privada necesitas dos cosas: (1) marcar "Soy emisor de Factura Electrónica" en Mi Empresa, y (2) guardar las credenciales del portal del MH de la empresa en Gubernamental → Credenciales — el procedimiento completo está en el manual del módulo Gubernamental.

Prerrequisitos

• Ficha de Mi Empresa completa, con el interruptor de Factura Electrónica según corresponda (POE-LI-001, Paso 0)
• Para la consulta privada: credenciales del MH guardadas en el módulo Gubernamental
• Permiso de importación del libro correspondiente (Gestión de Permisos)
• Periodos destino abiertos

Ejecución en HazConta

Paso 1: Acceder a la importación

1. En el menú lateral, entra a Impuestos I.V.A. → DTE → Importación

2. Verifica el indicador de conexión con Hacienda (esquina superior): si está desconectado, revisa las credenciales antes de importar
3. El toggle "Utilizar Centro de Costo del DTE" define si la sucursal se toma del propio documento o de tu selección manual

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Paso 2A: Importar por Excel (carga masiva)

1. Descarga del portal del MH el reporte de DTEs del periodo
2. En la pestaña Excel, sube el archivo
3. El sistema pre-valida antes de importar: estructura, códigos de generación, conexión con Hacienda — y muestra un modal con los errores encontrados

4. Confirma: la importación corre por lotes en segundo plano; puedes seguir el avance en la pantalla

El Excel del MH es la fuente de verdad

Importar desde el reporte oficial garantiza completitud: es la lista de lo que Hacienda sabe de tu empresa. Las otras vías complementan; esta concilia.

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Paso 2B: Importar archivos JSON

1. En la pestaña JSON, arrastra los archivos (hasta 1,000 por tanda)
2. El sistema valida cada uno: estructura, sello de recepción, ambiente (rechaza pruebas), y NIT emisor/receptor contra la empresa

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Paso 2C: Importar por código de generación

1. En la pestaña Código, pega el código de generación (UUID) del DTE
2. Si la empresa aún no emite DTEs, indica además fecha y cliente/proveedor
3. El sistema descarga el documento directamente de Hacienda

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Paso 2D: Sincronización desde el correo

1. En DTE → Correo, configura el buzón donde recibes DTEs (Microsoft 365)
2. Usa Sincronizar para traer un rango de fechas, o deja que la ingesta automática diaria procese lo nuevo
3. Revisa el historial de sincronización para confirmar qué correos se procesaron

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Paso 3: Verificar la clasificación automática

Cada DTE importado se clasifica solo:

El sistema detecta	Lo envía a
La empresa es receptora de un CCF/FSE/NC/ND/DCL	Libro de compras
La empresa es emisora hacia un contribuyente	Libro de contribuyentes
La empresa es emisora de factura de consumidor	Libro de consumidor final
La empresa es emisora de FEX	Libro de exportaciones
Comprobante de retención electrónico	Comprobantes de retención

1. Tras cada importación, revisa el resumen: cuántos entraron, a qué libro, cuántos se rechazaron y por qué
2. Los DTEs invalidados que pertenecen a otro periodo quedan en una bandeja aparte para su confirmación (POE-LI-007)

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Paso 4: Gestionar el historial de importaciones

1. En DTE → Historial puedes consultar los DTEs sincronizados desde el correo — con fecha, estado y observación por documento — y reintentar los fallidos

2. Los lotes cargados por Excel o archivos se administran desde la pestaña Administrar importaciones de cada libro: ahí un lote completo se puede revertir si se importó por error (mientras el periodo siga abierto)

Revertir importa orden

Revertir un lote elimina sus registros de los libros. Hazlo solo antes del cierre y verifica después la completitud del mes — lo que se revirtió tendrá que volver a entrar corregido.

Registros generados

Registro	Descripción
Registros en los libros de IVA	Un registro por DTE, clasificado según emisor/receptor
Respaldo JSON del DTE	Documento electrónico original archivado (10 años)
Historial de importación	Lotes con fecha, usuario, resultados y opción de reversión
Bandeja de rechazados	DTEs que no pasaron validación, con el motivo

Reglas importantes

1. Completitud sobre exactitud: el monto viene del DTE; tu control es que no falte ninguno.
2. El Excel oficial del MH es la conciliación mensual de las otras vías.
3. Rechazados se gestionan en la semana, no en el cierre.
4. DTEs de prueba o sin sello no existen para los libros.
5. La ventana de compras es de 4 meses — coherente con el plazo del crédito fiscal.