POE-LI-007: Gestión de DTEs (Anulados y Herramientas)

Campo	Detalle
Código	POE-LI-007
Responsable	Contador
Frecuencia	Semanal y al cierre del mes
Entradas	DTEs invalidados ante el MH, DTEs pendientes de anulación, necesidades de respaldo
Salidas	Libros sin documentos invalidados vigentes, respaldos descargados, DTEs distribuidos a su sucursal

Objetivo

Mantener la coherencia entre lo que dice Hacienda y lo que dicen los libros: confirmar las invalidaciones de DTEs, ejecutar anulaciones dentro de los plazos legales, descargar respaldos masivos y corregir la distribución por sucursal.

¿Por qué importa este proceso?

Un DTE no se rompe ni se tacha: se invalida ante el Ministerio de Hacienda, y esa invalidación tiene plazos — para un CCF electrónico el evento de invalidación debe transmitirse dentro de las 24-48 horas según la normativa DTE vigente; para otros tipos el plazo llega a los 90 días. Pasado el plazo, la corrección ya no es una invalidación sino una nota de crédito.

El riesgo operativo es la asimetría: si invalidaste un DTE ante el MH pero sigue vivo en tu libro, declaras de más; si está invalidado en el libro pero nunca se transmitió el evento al MH, tu cliente sigue teniendo un documento válido que tú ya no reconoces — y el cruce de la DGII lo detectará. Este POE existe para que ambos lados cuenten siempre la misma historia.

Consecuencia de incumplir

Declarar ventas con DTEs invalidados infla tu débito (pagas IVA de ventas que no existieron); dejar de declarar DTEs válidos lo omite (multa del 50%–100%, Art. 254 CT). Y una invalidación fuera de plazo transmitida "para corregir" será rechazada por el MH — la única salida correcta pasada la ventana es la nota de crédito.

Cómo lo trabaja un buen contador

• La invalidación se decide rápido. Si un DTE salió mal (cliente, montos, duplicado), decide dentro del plazo: ¿invalidar o corregir con NC? Esperar te quita la opción barata.
• Confirma los anulados semanalmente. La bandeja de anulados junta los DTEs cuya invalidación llegó por importación: confirmarlos ajusta el libro (montos a cero o eliminación) y libera la cuenta por cobrar o el corte asociado.
• El respaldo se descarga por mes cerrado. JSON y PDF de todos los DTEs del periodo, archivados con la contabilidad del mes — así una fiscalización se atiende con un ZIP, no con una búsqueda.
• Cada DTE en su sucursal. Si trabajas con centros de costos, verifica que los DTEs quedaron en la sucursal correcta; la redistribución corrige por número de control lo que la emisión asignó mal.

Errores comunes:

Error	Consecuencia	Cómo evitarlo
Invalidar ante el MH y no confirmar en el libro	Débito/crédito declarado de más	Revisión semanal de la bandeja de anulados
Intentar invalidar un CCF fuera de la ventana	El MH rechaza el evento	Decidir en 24-48 horas; después, nota de crédito
No conservar el JSON de los DTEs	Sin respaldo del documento electrónico (Art. 147 CT)	Descarga masiva mensual del ZIP de respaldos
DTEs concentrados en la sucursal equivocada	Reportes por centro de costos distorsionados	Redistribuir por número de control antes del cierre

Prerrequisitos

• DTEs importados (POE-LI-006)
• Conexión con Hacienda activa
• Permisos de eliminación del libro correspondiente para confirmar anulados (Gestión de Permisos)

Ejecución en HazConta

Paso 1: Confirmar DTEs anulados

1. En el menú lateral, entra a Impuestos I.V.A. → DTE → Anulados

2. La pantalla tiene una pestaña por libro (compras, consumidor, contribuyente, exportaciones, retenciones) con los DTEs cuya invalidación está pendiente de confirmar
3. Revisa cada uno y confirma la anulación: el sistema pone los montos en cero (ventas) o elimina el registro (compras) y limpia los saldos vinculados (cuentas por cobrar, cortes de caja)
4. Puedes confirmar en lote los casos evidentes

Confirmar es un juicio, no un trámite

Antes de confirmar, verifica en el portal del MH que la invalidación realmente existe. Confirmar una anulación que Hacienda no tiene registrada crea la asimetría que este proceso busca evitar.

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Paso 2: Anulación por periodo (herramienta masiva)

Para invalidar ante el MH un conjunto de DTEs de un periodo (ej. un lote emitido con error):

1. Entra a DTE → Herramientas → pestaña Anular por periodo

2. Selecciona tipo de documento y rango de fechas
3. El sistema procesa las invalidaciones en segundo plano respetando las ventanas legales: CCF dentro de las 48 horas; otros tipos hasta 90 días
4. Verifica el resultado en el historial del proceso

Irreversible ante Hacienda

La invalidación transmitida al MH no se deshace. Úsala solo con la certeza de que esos documentos no deben existir — si la venta fue real pero con datos incorrectos, el camino es la nota de crédito.

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Paso 3: Descargar respaldos masivos (ZIP)

1. En DTE → Herramientas → pestaña Descargar ZIP
2. Selecciona el periodo y tipo de respaldo (JSON o PDF)
3. La generación corre en segundo plano y deja el archivo en el buzón de descargas (disponible 72 horas)

4. Desde cada libro también puedes generar el ZIP/PDF de los DTEs de ese libro y mes

Rutina de archivo mensual

Al cerrar cada mes, descarga el ZIP de respaldos y archívalo con la documentación del periodo. Es tu talonario electrónico: 10 años de retención (Art. 147 CT).

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Paso 4: Redistribuir DTEs entre sucursales

1. En DTE → Herramientas → pestaña Redistribuir
2. El sistema reasigna los DTEs a su centro de costos según el número de control del documento
3. Ejecuta antes del cierre si trabajas reportes por sucursal

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Paso 5: Validar el estado contra Hacienda

1. En Impuestos I.V.A. → Validar DTEs, sube el Excel con los códigos de generación a verificar
2. El sistema consulta el estado real de cada DTE en Hacienda y devuelve el comparativo — útil al cierre para detectar invalidaciones que no llegaron al libro

Registros generados

Registro	Descripción
Confirmaciones de anulación	DTEs invalidados aplicados al libro, con saldos vinculados limpiados
Historial de anulaciones por periodo	Procesos masivos con su resultado por documento
ZIP de respaldos	JSON/PDF de los DTEs del periodo (archivo mensual)
Comparativo de validación	Estado HazConta vs estado Hacienda por código de generación

Herramientas complementarias del menú DTES

El menú tiene más opciones — Combinar (unir DTE + sello), Reportes (ventas por producto), Eliminar (borrado masivo por Excel) y Modificar (correcciones especiales de acceso restringido) — documentadas en la Guía del Menú DTES completo.

Reglas importantes

1. Libro y MH cuentan la misma historia — esa es la meta de todo este POE.
2. CCF se invalida en 24-48 horas; después, NC.
3. Confirmar anulados exige verificar en el MH primero.
4. El ZIP mensual de respaldos es parte del cierre, no un extra.
5. La invalidación ante Hacienda es irreversible.