POE-LI-004: Libro de Ventas a Contribuyentes
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Código | POE-LI-004 |
| Responsable | Digitador / Facturador |
| Frecuencia | Diaria |
| Entradas | CCF, notas de crédito y notas de débito emitidos a clientes contribuyentes |
| Salidas | Libro de contribuyentes al día, documento por documento |
Objetivo
Registrar cada CCF, NC y ND emitido a clientes contribuyentes — con el IVA separado del precio — controlando el correlativo de cada documento y su estado.
¿Por qué importa este proceso?
A diferencia del consumidor final, aquí cada venta se registra documento por documento con nombre y NRC del cliente, porque tu débito fiscal es el crédito fiscal de tu cliente: lo que tú declaras como venta, él lo declara como compra. La DGII cruza ambos lados — el anexo de ventas a contribuyentes se coteja contra los anexos de compras de tus clientes, y cada diferencia genera requerimientos para ambos.
En este libro el IVA va separado: vendes $100 + $13 de débito fiscal. Las notas de crédito disminuyen ventas ya facturadas (devoluciones, descuentos posteriores) y las notas de débito las aumentan — ambas deben referirse al CCF original.
Un CCF emitido y no registrado es débito fiscal omitido (multa del 50% al 100% del impuesto, Art. 254 CT). Un CCF registrado con datos distintos a los del cliente genera cruces fallidos con la DGII: requerimientos de información para ti y para tu cliente — y clientes molestos.
Cómo lo trabaja un buen contador
- Registra con el documento enfrente, el mismo día. Cliente, correlativo, fecha y montos salen del CCF físico, no de memoria.
- La NC siempre referencia su CCF. Una nota de crédito "suelta" (sin saber qué venta disminuye) es imposible de defender y descuadra la cuenta corriente del cliente.
- Anulados se registran como anulados. Un CCF dañado o cancelado se marca con su correlativo — así el rango queda completo — y el físico se archiva (10 años, Art. 147 CT).
- Clasifica el tipo de ingreso al registrar: la clasificación ISR de cada venta alimenta la declaración de renta y los reportes por rubro.
Errores comunes:
| Error | Consecuencia | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Registrar el CCF a nombre del cliente equivocado | Cruce fallido con la DGII para ambas partes | Seleccionar el cliente por NRC, no por nombre parecido |
| NC sin vincular al CCF original | Disminución de ventas indefendible | Usar siempre la referencia al documento afectado |
| Número fuera del rango de la resolución | Documento no autorizado (Art. 239 CT) | El sistema valida el rango al capturar; no inventes series |
| Débito fiscal digitado mayor que las gravadas | Registro inconsistente | El sistema exige gravadas ≥ crédito fiscal digitado |
Prerrequisitos
- Resoluciones y correlativos configurados (POE-LI-001)
- Clientes contribuyentes creados con NIT/NRC correctos
- Permiso Crear contribuyente (Gestión de Permisos)
- Periodo del libro abierto para el centro de costos
Ejecución en HazConta
Paso 1: Acceder al libro
- En el menú lateral, entra a Impuestos I.V.A. → Libro Contribuyente
- Selecciona centro de costos, mes y año
El listado muestra cliente, fecha, número y tipo de documento, total, operación e ingreso por cada registro.
Paso 2: Registrar un documento
- Haz clic en Agregar y completa el formulario:
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Cliente | Selector con búsqueda | Cliente contribuyente (obligatorio). Si no existe, créalo primero (ver nota abajo) |
| Resolución / Correlativo | Selector + Texto | Resolución vigente y número del documento; el sistema valida que esté dentro del rango |
| Fecha | Fecha | Fecha de emisión (obligatorio) |
| Tipo de documento | Selector | CCF, NC o ND |
| ¿Documento anulado? | Interruptor | Márcalo para registrar un correlativo anulado: limpia y bloquea los montos |
| Gravadas | Numérico | Venta neta sin IVA (obligatorio) |
| Exentas / No sujetas | Numérico | Ventas sin IVA, si aplican |
| Débito fiscal | Numérico | IVA de la venta (13% de gravadas); no puede exceder las gravadas |
| Retenido / Percibido | Solo lectura | Según configuración del cliente y de la empresa |
| Rebajas y devoluciones | Numérico | Disminuciones aplicadas |
- Guarda. El registro aparece en el listado del mes con sus acciones disponibles según el estado del periodo
Si el cliente no existe todavía, créalo en Impuestos I.V.A. → Configuraciones → pestaña Clientes → Agregar Cliente (POE-LI-001, Paso 6). Para un cliente contribuyente el dato crítico es el NRC: es la llave con la que la DGII cruza tu venta contra la compra que él declara.
Si el documento es un Formulario Único (documento combinado autorizado por la DGII), actívalo en el formulario para que el sistema registre el correlativo FU junto al principal.
Paso 3: Clasificar el ingreso (ISR)
- Usa el botón de Operación/Ingreso de cada fila (modal compartido por los tres libros de ventas)
- Selecciona tipo de operación y tipo de ingreso
- Para cargar clasificaciones masivas desde Excel, usa la pestaña Importar ISR
Paso 4: Anulaciones y correcciones
- Documento anulado: regístralo con el interruptor ¿Documento anulado? activado — el correlativo queda explicado en el rango sin montos
- Corrección de una venta ya facturada: no edites el CCF entregado al cliente; emite una NC (disminuir) o ND (aumentar) referenciando el documento original
- Eliminar un registro requiere permiso propio y periodo abierto; elimina también su correlativo del control
Una vez el cliente tiene su CCF, ese documento es su soporte de crédito fiscal. Cualquier ajuste posterior va por NC/ND — modificar el registro a espaldas del documento físico crea una diferencia directa con la contabilidad de tu cliente.
Registros generados
| Registro | Descripción |
|---|---|
| Registro en el libro de contribuyentes | Venta con cliente, correlativo, montos e IVA separado |
| Correlativo consumido o anulado | Estado del número dentro del rango de la resolución |
| Clasificación de ingreso | Tipo de operación e ingreso para renta y reportes |
Reglas importantes
- Cada documento con su cliente real — el cruce de la DGII es por NRC.
- NC y ND siempre referencian el CCF original.
- Anulados se registran, no se omiten — el rango debe quedar completo.
- El débito no excede las gravadas — validación automática del sistema.
- Los DTEs de venta entran solos por la importación (POE-LI-006); este POE cubre el flujo físico.