POE-CC-004: Auditoría y Reportes
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Código | POE-CC-004 |
| Responsable | Contador / Supervisor |
| Frecuencia | Periódica (mensual o a demanda) |
| Entradas | Cortes de caja del período, documentos tributarios registrados, saldos de CxC |
| Salidas | Reportes de inconsistencias, reportes financieros, correlativos auditados, DTEs reclasificados |
Objetivo
Monitorear la integridad de los cortes de caja del período, detectar inconsistencias, rastrear documentos tributarios, generar reportes para la toma de decisiones y mantener la correcta clasificación de los ingresos.
Prerrequisitos
- Tener acceso al módulo con rol de Contador o Supervisor
- Existir cortes de caja registrados en el período a auditar
Procedimientos
4.1 Revisar inconsistencias del período
Acceso: Menú lateral → Cortes de Caja → Inconsistencias
Objetivo: Identificar cortes con diferencias entre ingresos y salidas (faltantes o sobrantes) para investigación y corrección.
Procedimiento:
-
Configura los filtros del período:
- Mes y Año del período a revisar
- Centro de costos: selecciona uno específico o "Todos"
-
Configura la tolerancia:
- Activada (recomendado): solo muestra inconsistencias mayores a $0.10
- Desactivada: muestra todas las diferencias, incluyendo mínimas (centavos)
-
Revisa la tabla de resultados con las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Empleado | Quién elaboró el corte |
| Fecha | Fecha del corte |
| Estado | Estado actual (Editable, En Revisión, Aprobado, Rechazado) |
| Centro de costos | Sucursal |
| Observación | Notas del corte |
| Inconsistencias | Detalle de las diferencias encontradas |
| Acciones | Ver o editar el corte |
- Para cada inconsistencia detectada, investiga la causa:
| Tipo | Descripción | Posibles causas |
|---|---|---|
| Sobrante | Se encontró más dinero del esperado | Cambio entregado de menos, cobro de más a un cliente |
| Faltante | Falta dinero respecto a lo esperado | Cambio entregado de más, remesa no registrada, documento faltante |
-
La fórmula de cálculo es:
Ingresos en efectivo - Remesas - Anticipos - Otros = Diferencia -
Según el estado del corte, toma acción:
- Editable/Rechazado: contacta al cajero para que corrija
- En Revisión: revisa y aprueba/rechaza según POE-CC-002
- Aprobado: documenta la inconsistencia para seguimiento gerencial
Las inconsistencias que superan el umbral de notificación configurado generan alertas automáticas a los supervisores designados al momento de enviar el corte a revisión. Las notificaciones se envían por correo electrónico (con PDF adjunto), Telegram (al grupo de la empresa) y WhatsApp (individual).
Cada corte cuenta con una pestaña Historial que muestra el registro cronológico de todos los cambios (audit trail): creación, envío a revisión, aprobación, rechazo y modificaciones. Consulta el historial para rastrear la evolución de un corte con inconsistencias.
Resultado esperado: Todas las inconsistencias del período están identificadas, investigadas y documentadas.
4.2 Buscar documentos tributarios
Acceso: Menú lateral → Cortes de Caja → Buscar documento
Objetivo: Localizar rápidamente en qué corte se registró un documento tributario específico. Útil para auditorías internas, requerimientos de Hacienda o consultas de clientes.
Procedimiento:
- Digita el número del documento en el campo de búsqueda
- Haz clic en Buscar
- El sistema muestra todos los documentos que coincidan con:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Tipo | CCF, FAC, NC, NR, etc. |
| Resolución y serie | Datos de la autorización |
| Estado del corte | Editable, En Revisión, Aprobado, Rechazado |
| Fecha | Fecha del corte donde se registró |
| Centro de costos | Sucursal donde se usó |
| Empleado | Quién lo registró |
- Según el estado del corte, las acciones disponibles son:
| Estado del corte | Acciones disponibles |
|---|---|
| Editable | Editar el corte |
| Rechazado | Ver + Editar el corte |
| En Revisión | Solo ver el corte |
| Aprobado | Solo ver el corte |
Resultado esperado: El documento buscado se localiza con su corte asociado, fecha, sucursal y responsable.
4.3 Reclasificar DTEs masivamente
Acceso: Menú lateral → Cortes de Caja → Herramientas
Objetivo: Actualizar la clasificación de ingresos por DTEs en todos los cortes de un período cuando se han modificado los tipos de ingreso de los artículos.
Cuándo usar esta herramienta:
- Cuando se cambian las reglas de clasificación de artículos (POE-CC-003, sección 3.7)
- Cuando se modifica el tipo de ingreso de un producto
- Para corregir clasificaciones erróneas masivamente
Procedimiento:
- Selecciona el Mes del período a reclasificar
- Selecciona el Año
- Haz clic en Iniciar Reclasificación
- El sistema procesa los cortes en segundo plano, mostrando:
- Total de cortes a procesar
- Cortes procesados hasta el momento
- Cortes completados exitosamente
- Errores encontrados
- Solo se procesan cortes en estado Editable y Rechazado
- Los cortes Aprobados no se modifican (son permanentes)
- El proceso puede tardar varios minutos dependiendo del volumen
Resultado esperado: Los ingresos de los cortes editables del período se recalculan con la clasificación actualizada de artículos.
4.4 Generar reportes
Acceso: Menú lateral → Cortes de Caja → Reportes
Objetivo: Generar reportes financieros y de auditoría a partir de la información consolidada de los cortes de caja.
Reportes disponibles:
4.4.1 Estado de cuenta de clientes
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Propósito | Consultar el historial de transacciones y saldo actual de un cliente específico |
| Filtros | Número de documento, fecha de inicio, fecha de fin, cliente |
| Formato | PDF o Excel |
| Uso típico | Cobro a clientes, conciliación de saldos, respuesta a consultas |
4.4.2 Antigüedad de saldos
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Propósito | Analizar las cuentas por cobrar clasificadas por su antigüedad |
| Filtros | Fecha de corte, cliente o todos |
| Formato | PDF o Excel |
| Uso típico | Gestión de cartera, provisión de cuentas incobrables, seguimiento de mora |
4.4.3 Anexo de liquidez
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Propósito | Reportar la liquidez generada por las operaciones de caja en un período |
| Filtros | Fecha de inicio, fecha de fin |
| Formato | PDF o Excel |
| Uso típico | Análisis de flujo de efectivo, reportes a gerencia |
4.4.4 Resumen de ventas
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Propósito | Consolidar las ventas por período, tipo de documento y categoría |
| Filtros | Fecha de inicio, fecha de fin |
| Formato | PDF o Excel |
| Uso típico | Análisis de ventas, comparativos mensuales, reportes gerenciales |
4.4.5 Correlativos utilizados
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Propósito | Auditar el uso de documentos tributarios, verificando secuencia y completitud |
| Filtros | Fecha de inicio, fecha de fin, tipo de documento |
| Formato | PDF o Excel |
| Uso típico | Auditoría fiscal, justificación de uso de resoluciones ante Hacienda, verificación de secuencia |
El reporte de Correlativos Utilizados es especialmente importante para:
- Auditoría interna: verificar que todos los documentos emitidos estén registrados en un corte
- Requerimientos de Hacienda: justificar el uso de resoluciones y la secuencia de correlativos
- Contabilidad: cruzar información entre cortes de caja y libros de IVA
Procedimiento general para generar cualquier reporte:
- Selecciona la pestaña del reporte deseado
- Completa los filtros requeridos:
- Número de documento (opcional)
- Fecha de inicio y fecha de fin
- Cliente (o "Todos los clientes")
- Tipo de reporte: PDF o Excel
- Haz clic en Generar
- Se descargará el archivo con la información
Resultado esperado: El reporte se genera correctamente con la información filtrada, listo para análisis, archivo o entrega a terceros.
4.5 Monitorear indicadores en el Dashboard
Acceso: Menú lateral → Cortes de Caja → Dashboard
Objetivo: Obtener una visión consolidada del desempeño del proceso de cortes de caja mediante indicadores clave.
El Dashboard presenta 4 KPIs calculados automáticamente:
- Índice de Exactitud de Caja (IEC): precisión del proceso
- Tiempo Promedio de Aprobación: agilidad de revisión
- Tasa de Rechazo: calidad de los cortes elaborados
- Inconsistencias Mayores: cortes que requirieron investigación
Además, incluye un gráfico de tendencia de los últimos 6 meses para identificar patrones.
Para el detalle completo de cómo interpretar cada KPI y sus semáforos, consulta POE-CC-005: Dashboard de Indicadores.
Frecuencia recomendada de auditoría
| Actividad | Frecuencia recomendada | Responsable |
|---|---|---|
| Revisión de inconsistencias | Semanal | Supervisor |
| Búsqueda de documentos | A demanda | Contador / Supervisor |
| Reclasificación de DTEs | Cuando hay cambios en artículos | Contador |
| Reporte de correlativos | Mensual | Contador |
| Reporte de antigüedad de saldos | Quincenal o mensual | Contador |
| Revisión dashboard KPIs | Mensual | Supervisor / Contador |
| Estado de cuenta de clientes | A demanda | Contador |
Registros generados
| Registro | Descripción |
|---|---|
| Reportes de inconsistencias | Listado de cortes con diferencias en el período |
| Resultados de búsqueda de documentos | Trazabilidad de documentos tributarios |
| Log de reclasificación | Registro del proceso de reclasificación masiva (cortes procesados, errores) |
| Reportes financieros exportados | PDF o Excel con estados de cuenta, antigüedad, ventas, liquidez |
| Reporte de correlativos | Auditoría de uso de documentos tributarios por período |
Para la gestión integral de riesgos asociados al proceso de cortes de caja, consulta la Política Parte IV: Gestión Integral de Riesgos.