POE-CC-006: Arqueos Sorpresa
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Código | POE-CC-006 |
| Responsable | Administrador |
| Frecuencia | Periódica (no programada) |
| Entradas | Saldo teórico del sistema, efectivo físico en caja |
| Salidas | Registro de arqueo con resultado (Conforme, Faltante o Sobrante), reporte PDF del arqueo |
El rol de Administrador en el sistema corresponde al Gerente de Tienda/Operaciones en la Política ISO.
Objetivo
Verificar que el efectivo en caja coincida con el saldo teórico del sistema en cualquier momento, sin previo aviso al cajero, como medida de control interno para disuadir irregularidades y detectar discrepancias oportunamente.
Prerrequisitos
- Tener el permiso "Crear arqueos sorpresa"
- El centro de costos y cajero deben estar registrados en el sistema
Procedimiento
Paso 1: Acceder al módulo de arqueos
- En el menú lateral, haz clic en Cortes de Caja → Arqueos Sorpresa
- Se mostrará el listado de arqueos realizados previamente
Con el permiso "Ver arqueos sorpresa" se puede consultar el historial. Para crear un nuevo arqueo se requiere el permiso "Crear arqueos sorpresa".
Paso 2: Crear un nuevo arqueo
- Haz clic en Nuevo Arqueo
- Completa la información general:
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Centro de costos | Selector | Sucursal donde se realiza el arqueo |
| Cajero | Selector | Empleado responsable de la caja a arquear |
| Fecha | Fecha | Fecha del arqueo (normalmente la fecha actual) |
| Hora | Hora | Hora exacta del inicio del arqueo |
| Saldo teórico | Numérico | Saldo que debería haber en caja según el sistema |
Paso 3: Registrar conteo físico
Ingresa el desglose de efectivo encontrado en caja:
Billetes:
| Denominación | Campo |
|---|---|
| $100 | Cantidad |
| $50 | Cantidad |
| $20 | Cantidad |
| $10 | Cantidad |
| $5 | Cantidad |
| $1 | Cantidad |
Monedas:
| Denominación | Campo |
|---|---|
| $1.00 | Cantidad |
| $0.50 | Cantidad |
| $0.25 | Cantidad |
| $0.10 | Cantidad |
| $0.05 | Cantidad |
| $0.01 | Cantidad |
El sistema calcula automáticamente el saldo físico sumando el total de billetes y monedas.
Paso 4: Verificar resultado
El sistema calcula automáticamente:
Diferencia = Saldo Físico − Saldo Teórico
Y determina el resultado:
| Resultado | Condición | Significado |
|---|---|---|
| Conforme | Diferencia ≤ ±$0.01 | El efectivo coincide con el sistema |
| Faltante | Diferencia < −$0.01 | Hay menos efectivo del esperado |
| Sobrante | Diferencia > +$0.01 | Hay más efectivo del esperado |
La tolerancia de los arqueos sorpresa (±$0.01) es intencionalmente más estricta que la tolerancia general del sistema ($0.10) porque el arqueo es un conteo físico directo donde no intervienen redondeos de documentos tributarios ni cálculos de IVA.
Paso 5: Agregar observaciones
- Opcionalmente, registra observaciones sobre el arqueo en el campo de texto
- Documenta cualquier hallazgo relevante: billetes deteriorados, monedas extranjeras, comprobantes en caja, etc.
Paso 6: Guardar
- Haz clic en Guardar para registrar el arqueo
- El sistema almacena el registro con todos los datos ingresados
- Una vez guardado, el arqueo no puede editarse
Paso 7: Consultar historial
- En la vista principal de Arqueos Sorpresa, utiliza los filtros para consultar arqueos anteriores:
- Centro de costos: filtrar por sucursal
- Mes y Año: filtrar por período
Paso 8: Generar PDF del arqueo
- Con el permiso "Generar reporte arqueos", haz clic en el botón de descarga junto al arqueo deseado
- El sistema genera un PDF que se abre en una nueva pestaña del navegador
Contenido del PDF generado:
| Sección | Detalle |
|---|---|
| Encabezado | Datos de la empresa (nombre, NIT, dirección) |
| Información del arqueo | Centro de costos, cajero, fecha, hora |
| Resultado | Saldo teórico, saldo físico, diferencia y resultado con color |
| Desglose | Tabla de denominaciones con cantidades y subtotales |
| Observaciones | Texto ingresado por el auditor |
| Firmas | Espacio para firma del auditor y del cajero |
Registros generados
| Registro | Descripción |
|---|---|
| Registro de arqueo | Datos completos del arqueo con resultado y desglose |
| Reporte PDF | Documento imprimible con firmas para archivo físico |
La responsabilidad de realizar arqueos sorpresa está definida en la Política de Gestión y Liquidación de Caja, Parte II, sección 2.4, como función del Gerente de Tienda/Operaciones.