POE-GB-001: Gestión de Credenciales Gubernamentales

Campo	Detalle
Código	POE-GB-001
Responsable	Administrador / Contador responsable
Frecuencia	Al incorporar una empresa y ante cada cambio de contraseña
Entradas	Usuarios y contraseñas de los portales gubernamentales de la empresa
Salidas	Credenciales custodiadas en el sistema; integraciones automáticas activas

Objetivo

Registrar y mantener vigentes las credenciales de la empresa en los portales del Estado, con especial prioridad en la del Ministerio de Hacienda, que activa la consulta privada de DTEs y la sincronización de declaraciones.

¿Por qué importa este proceso?

Cada automatización del sistema que toca un portal del Estado depende de una credencial guardada aquí. La consecuencia de no tenerlas no siempre es un error visible: el sistema degrada su funcionamiento en silencio. El caso más importante es el del MH — sin su credencial, la importación de DTEs cae a la consulta pública: los libros de ventas dejan de procesarse y las compras entran sin ficha de proveedor ni verificación de receptor. El contador ve "menos información", no un mensaje de error.

Y el otro lado: estas contraseñas permiten actuar a nombre del contribuyente ante el fisco. Custodiarlas en el sistema — enmascaradas, con permisos y sin copias informales — es parte del deber profesional del despacho.

Consecuencia de una credencial ausente o vencida

Sin credencial MH vigente: libros de ventas sin procesar, compras incompletas y sincronización de declaraciones detenida. Sin credenciales de ISSS/AFP/SPU: los procesos de planillas vuelven a ser manuales. Una contraseña cambiada en el portal y no actualizada aquí rompe la integración desde ese momento y sin aviso.

Cómo lo trabaja un buen contador

• Al incorporar una empresa nueva, registra primero la credencial del MH — es la que más valor libera (consulta privada de DTEs). Después las de planillas si usa el módulo de salarios.
• Verifica la conexión después de guardar: el indicador de conexión con Hacienda vive en la pantalla de importación de DTEs. Guardar la credencial no basta si el portal exige cambio de contraseña en el primer ingreso.
• Sincroniza los cambios de contraseña. Los portales del Estado obligan rotaciones periódicas: haz del cambio en el portal y la actualización en el sistema un solo acto.
• Usa la importación masiva con criterio. Para migrar una cartera completa existe la carga por Excel; el archivo con contraseñas en claro debe eliminarse inmediatamente después de importar.

Errores comunes:

Error	Consecuencia	Cómo evitarlo
Cambiar la contraseña en el portal y no actualizarla en el sistema	Integración rota en silencio	Actualizar ambos en el mismo momento
Guardar credenciales de un usuario personal en lugar del de la empresa	Accesos parciales o trámites a nombre equivocado	Usar siempre el usuario oficial de la empresa en cada portal
Compartir la contraseña por chat "mientras tanto"	Copias fuera de control	El canal es el sistema; quien necesita la clave, la consulta aquí
Conservar el Excel de importación con contraseñas	Archivo sensible sin custodia	Eliminarlo tras la importación

Prerrequisitos

• Permiso del módulo según la acción: Ver / Crear / Modificar / Eliminar credenciales (asignados por rol en Administración)
• Usuarios y contraseñas oficiales de la empresa en cada portal

Ejecución en HazConta

Paso 1: Acceder al módulo

1. En el menú lateral, entra a Gubernamental → Credenciales (ruta /{empresa}/gubernamental/credenciales/create)

2. El listado muestra una tarjeta por entidad registrada, con:
   • Sitio web del portal (enlace directo)
   • Usuario y Contraseña enmascarados, con botón de revelar (ojo) y Copiar
   • Cambiar (actualizar la contraseña) y Eliminar

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Paso 2: Crear una credencial

1. Haz clic en Crear

Campos del formulario:

Campo	Tipo	Descripción
Entidad	Selector	Portal gubernamental: Ministerio de Hacienda, API Facturación Electrónica MH, ISSS, AFP, Ministerio de Trabajo, Sistema de Planilla Única, IPSFA, SERFINSA, Ministerio de Salud, alcaldías (obligatorio)
Usuario	Texto	Usuario oficial de la empresa en ese portal (en el MH suele ser el NIT)
Contraseña	Contraseña	Clave vigente del portal

2. Guarda. La credencial queda enmascarada en el listado

La credencial que más importa

Registra primero la del Ministerio de Hacienda: junto con el interruptor "Soy emisor de Factura Electrónica" de Mi Empresa, activa la consulta privada de DTEs — libros de ventas procesados y compras con datos completos del proveedor.

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Paso 3: Actualizar una contraseña

1. En la tarjeta de la entidad, haz clic en Cambiar
2. Ingresa la contraseña nueva y guarda
3. Verifica la integración correspondiente (para el MH: el indicador de conexión en la pantalla de importación de DTEs)

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Paso 4: Importación masiva (carteras completas)

1. Haz clic en Importar y descarga el formato de Excel
2. Completa una fila por credencial (entidad, usuario, contraseña) y súbelo
3. El sistema valida cada fila e informa las rechazadas
4. Elimina el archivo Excel una vez confirmada la importación

El Excel es material sensible

Ese archivo contiene contraseñas en texto plano. Trátalo como temporal: se usa, se verifica y se destruye.

Permisos del módulo

Permiso	Qué habilita
Ver credenciales	Acceder al módulo, revelar y copiar usuario/contraseña
Crear credenciales	Registrar credenciales e importar por Excel
Modificar credenciales	Cambiar contraseñas
Eliminar credenciales	Eliminar credenciales

Permiso	Operativo	Contador	Admin
Ver credenciales		✓	✓
Crear credenciales		✓	✓
Modificar credenciales		✓	✓
Eliminar credenciales			✓

Personalización

"Ver" ya implica poder revelar la contraseña: asígnalo solo a quien de verdad la necesita. La matriz es una recomendación — lo importante es que el acceso a credenciales sea la excepción, no la regla.

Registros generados

Registro	Descripción
Credencial por entidad	Usuario y contraseña custodiados, enmascarados en pantalla
Integraciones activas	Consulta privada MH, sincronización de declaraciones, procesos de planillas